Rookvrij-logo
   Postbus 118
   2300 AC Leiden        
   010-32 000 23
   06-300 822 64

Instructie

Artikelindex

logo413

Instructie voor online vergaderingen en webinars
met Microsoft Teams


Teams

  1. U heeft zich aangemeld voor een online vergadering of webinar van Clean Air Nederland. Hiervoor gebruiken wij Microsoft Teams. Heeft u al ervaring met online vergaderen via Microsoft Teams dan kunt u verder gaan met punt 4.

  2. Is Microsoft Teams nieuw voor u dan kunt u deze instructie volgen, staat Microsoft Teams al op uw computer dan is deze instructie handig. Om elkaar tijdens de vergadering goed te kunnen zien en verstaan kan het handig zijn de 'Online Tips' (volgende pagina/tab) vooraf door te nemen.

  3. Om er zeker van te zijn dat de verbinding tijdens de vergadering goed werkt willen we van tevoren een test doen met u. We maken daarvoor een aparte afspraak. Deze afspraak hoeft niet langer te duren dan een kwartiertje.

  4. Voorafgaand aan de vergadering ontvangt u onderstaande mail:
    (afhankelijk van uw mailprogramma kan dit er iets anders uitzien)
    mail teams uitnodiging
  5. Als u klikt op "√ Accepteren" (de knop onder de titel) kunnen wij zien dat u de mail ontvangen en geaccepteerd heeft. Het is niet noodzakelijk dat u op "√ Accepteren" klikt, ook zonder dat kunt u deelnemen aan de vergadering of het webinar. U neemt deel aan de vergadering door te klikken op de knop/link:
    Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering

  6. Een kwartier voorafgaande aan de vergadering kunt u al verbinding maken en eventueel contact leggen met andere deelnemers. Het is verstandig minimaal 5 tot 10 minuten voor de vergadering deel te nemen zodat we tijdig kunnen starten.

  7. Tijdens de online bijeenkomst zullen presentaties gegeven worden door het bestuur of andere sprekers. Het is verstandig op die momenten uw eigen microfoon op stil/mute te zetten en eventueel de camera tijdelijk uit te schakelen. Dit voorkomt storende achtergrondgeluiden en mogelijke spraakverwarring.

  8. Tijdens de bijeenkomst zal ook een chat-scherm beschikbaar zijn voor vragen en opmerkingen. Ook mededelingen rond de vergadering zullen via deze chat verlopen.

10 tips voor online vergaderen

  1. Gebruik bij voorkeur een (moderne) laptop of pc met webcam en (losse) microfoon of headset. Een mobiele telefoon (smartphone) of tablet is ook mogelijk.

  2. Begin 10 minuten of ruim vooraf met testen: computer aanzetten, camera/webcam en microfoon/headset aansluiten, internetverbinding controleren, enzovoort. Er is altijd kans dat er iets misgaat zodat u tijd hebt om dit te herstellen.

  3. Contoleer uw internetverbinding. Een aansluiting via kabel is altijd het beste. Als u wifi gebruikt zorg er dan voor dat u zo dicht mogelijk bij het modem zit zonder dikke bewapende muren ertussen (afstand tot modem maximaal 5 tot 10 meter).

  4. Voor online vergaderen heeft u een goede en snelle internet- of wifiverbinding nodig, zeker als u met meerdere mensen aan een vergadering deelneemt. Om uw internetverbinding niet onnodig veel te belasten is het verstandig het scherm zo min mogelijk te bewegen of zelf te bewegen, ga ook niet scrollen als u aan het woord bent.

  5. Ga met uw gezicht naar het raam of licht zitten, dus niet met uw rug naar het raam. Als het donker is, doe dan voldoende lampen aan zodat uw gezicht en voorkant goed verlicht is.

  6. Gebruik een headset, ook als u alleen in een ruimte zit. U hoort anderen dan beter en u voorkomt dat het geluid gaat galmen. Het is onwerkbaar als u uzelf of anderen de hele tijd hoort echoën.

  7. Als uw headset een microfoon heeft is dat perfect. Als er geen microfoon aan zit gebruik dan een goede losse microfoon die enkele centimeters van uw mond staat. Als u de microfoon van uw laptop of mobiel gebruikt zorg dan dat deze voldoende dicht bij uw mond zit.

  8. Bij laptops zit de microfoon vaak aan de voorzijde of bij het toetsenbord. Ga daarom tijdens de vergadering niet typen of tegen het apparaat tikken. Ook geluiden via de tafel kunnen storend zijn.

  9. Zet de microfoon uit als u niet praat, het handigste kan dat via de microfoonknop op uw scherm (mute). Omgevingsgeluiden zijn altijd irritant en storend, bij grotere groepen is de kans op omgevingsgeluiden ook veel groter (lopende/pratende huisgenoten, verkeer op de achtergrond, keukengeluiden, muziek, huisdieren, enzovoort).
    De microfoon uitzetten als u niet aan het woord bent zorgt er ook voor dat het beeld niet de hele tijd verspringt naar de luidruchtigste deelnemer. En het helpt om elkaar te laten uitpraten.

  10. Bij het einde van de vergadering is het handig en ook vriendelijk en leuk om even te zwaaien. Het valt meer op dan enkel op een verbale manier te groeten en afscheid te nemen.

    1. Vanaf 2016 werkt Clean Air Nederland met Microsoft Office365 voor ondersteuning van ons virtueel kantoor. Door de corona pandemie gebruiken we het ook voor online overleg, vergaderingen en presentaties (webinars).

    2. Bestuursleden en actieve leden kunnen gebruik maken van het Office365 pakket ten behoeve van activiteiten voor Clean Air Nederland. Wilt u hiervoor in aanmerking komen, neem dan contact op met het bestuur: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., 010-3200023 of 06-30082264.

    3. Zie ook het overzicht licenties die we gebruiken. Voor een laptop of PC adviseren we 'Business Standard' of 'Business Premium'. Voor een tablet of mobiel adviseren we 'Business Basic'.

    4. Na goedkeuring en toekenning van de licenties ontvangt u een mail met uw e-mailadres (User name) en een tijdelijk wachtwoord (Temporary password).
      2020 06 15a

    5. Met de ontvangen mail kunt u Office365 installeren. Klik de oranje knop: “Sign in to Office 365”. U kunt ook in uw browser rechtstreeks gaan naar https://login.microsoftonline.com. Vul het ontvangen e-mailadres (User name) en een tijdelijk wachtwoord (Temporary password) om in te loggen. De eerste keer moet u het tijdelijk wachtwoord vervangen door een definitief wachtwoord.
      2020 06 15cd

    6. Nadat u bent ingelogd ziet u (afhankelijk van de licentie) onderstaand overzichtsscherm. Klik op de oranje knop “Install Office” rechtsboven.
      2020 06 15b

    7. Volg de instructies van het installatieprogramma.
    8. Start Microsoft Outlook 365
    9. Klik “Bestand” linksboven
    10. Klik “+ Account toevoegen
    11. Vul uw Clean Air Nederland E-mailadres in
    12. Vul uw tijdelijk wachtwoord (Temporary password) in
    13. Vul uw eigen /definitief wachtwoord in
    14. Klik “OK”
    15. Klik “Gereed”
    16. Klik “Gereed”
    17. Sluit Outlook af en start Outlook opnieuw op.
      Uw Clean Air Nederland mail account is nu klaar om te gebruiken

Teams installatie en gebruik

Login met de gegevens van de ontvangen licentie. Klik vervolgens op Teams. Onderaan kunt u kiezen tussen:

    • De Windows-app downloaden (voor gebruik meerdere keren)
    • De web-app gebruiken (voor éénmalig gebruik)

Kies de gewenste optie

 2020 06 15 k

Voor verdere verdieping in Teams zijn er diverse video instructies:

https://www.youtube.com/watch?v=DwU9H3FTF9Q

https://www.youtube.com/watch?v=kBocHyPkUzI

https://www.youtube.com/watch?v=epUkz1zyB7w

Attachments:
FileDescriptionFile sizeDownloads
Download this file (can-instructie-online-vergaderen-met-teams-v4.pdf)can-instructie-online-vergaderen-met-teams-v4.pdf 237 kB79
Clean Air NederlandPostbus 118
2300 AC Leiden
010-32 000 23
06-300 822 64
Naar een Rookvrij Nederland
Doe mee en word lid (20€/jaar), ontvang "Opgelucht". IBAN: NL17 INGB 0000 2620 99